Zarządzanie strategiczne nieruchomościami komercyjnymi. Na czym polega?

Zarządzanie strategiczne wymaga wiedzy z szerokiego zakresu kompetencji, m.in. administracyjnych, technicznych czy finansowych. Z kolei wybór strategii zarządzania strategicznego zależy od celów inwestycyjnych właściciela obiektu. Na czym dokładnie polega specyfika zarządzania tego typu obiektami?

Spis treści

1. Na czym polega zarządzanie nieruchomościami komercyjnymi?
2. Specyfika i pojęcie zarządzania strategicznego
3. Wybór strategii zarządzania w zależności od rodzaju nieruchomości
4. Zarządzanie strategiczne - dobre praktyki

Na czym polega zarządzanie nieruchomościami komercyjnymi?

W celu poprawnego zdefiniowania pojęcia „zarządzanie nieruchomościami” należy zacząć od wyjaśnienia tego, co rozumie się przez nieruchomości komercyjne. Dla firm świadczących usługi zarządzania na rzecz zewnętrznych klientów są to wszelkiego rodzaju nieruchomości nabywane przez inwestorów w celu osiągnięcia zaplanowanych zwrotów z inwestycji w określonym czasie. Zarządzanie nimi definiuje się z kolei jako rozłożone w czasie dbanie o realizację planu inwestora w zakresie osiągnięcia przez niego celów inwestycyjnych założonych w trakcie zakupu czy budowy. Chodzi m.in. o zwrot z inwestycji, utrzymanie lub podniesienie wartości nieruchomości czy przygotowanie jej do sprzedaży. Takie podejście wymusza odpowiednie ustawienie priorytetów w trakcie świadczenia usług zarządzania, do których można zaliczyć:

• wysokiej jakości obsługę,
• utrzymanie relacji z najemcami nieruchomości.

To właśnie umowy najmu, czynsz oraz pozostałe opłaty przez nich uiszczane wpływają na wysokość zwrotu z inwestycji oraz wartość rynkową nieruchomości. Oprócz tzw. tenant’s care w grę wchodzi także finansowa obsługa najemców oraz właściciela, czyli administracja umowami najmu, windykacja, rozliczenia czy pełne raportowanie.

Ponadto należy zadbać o szeroko rozumiane utrzymanie nieruchomości w niepogorszonym stanie. Ten zakres jest bardzo płynny i zależny od wielu czynników, w tym od strategii inwestycyjnej klienta, pozycjonowania nieruchomości na lokalnym rynku, najemców, wieku, lokalizacji oraz stanu technicznego. Przeważnie dąży się do tego, żeby atrakcyjność inwestycyjna oraz w kontekście najmu przedmiotowej nieruchomości rosła w czasie. A to wszystko przy zachowaniu bezpieczeństwa, z poszanowaniem przepisów prawa oraz wymogów regulacji dotyczących m.in. stanu technicznego, przepisów przeciwpożarowych czy instalacji technicznych.

Zarządzanie nieruchomościami na wspomnianym wyżej poziomie wymaga posiadania multidyscyplinarnych kompetencji w zespole zarządzającym nieruchomościami komercyjnymi. Warto, aby w firmie świadczącej takie usługi zakresy kompetencyjne rozciągały się od wykwalifikowanych zarządców, inżynierów na stanowiskach managerów technicznych, koordynatorów technicznych przez specjalistów z dziedziny finansów: administratorów umów najmu, analityków, księgowych, po wykwalifikowanych managerów z zakresu marketingu i PR-u, zaangażowanych w kreowanie strategii marketingowych.

Specyfika i pojęcie zarządzania strategicznego

Zarządzanie strategiczne z definicji oznacza spojrzenie holistyczne, twórcze, innowacyjne oraz skupione na ustaleniu drogi dojścia do założonych celów. Dzięki temu w zmiennej sytuacji rynkowej osiągane jest poczucie bezpieczeństwa. W ujęciu nieruchomości komercyjnych zarządzanie strategiczne polega na analizie celów inwestycyjnych klienta w odniesieniu do konkretnej nieruchomości oraz przygotowanie i realizację odpowiedniego planu biznesowego, który zapewni osiągnięcie wcześniej założonych celów. Wchodząc głębiej w definicję tego pojęcia, należy zdać sobie sprawę z kilku istotnych kwestii. Przede wszystkim, każda nieruchomość ma zestaw unikalnych cech, które warto przeanalizować, zazwyczaj pod kątem słabych i mocnych stron oraz szans i zagrożeń (analiza SWOT).

Czynniki mające zazwyczaj największe znaczenie to:

• lokalizacja,
• otoczenie konkurencyjne,
• rodzaj nieruchomości,
• skład
• najemców, wiek oraz stan techniczny obiektu.

Powyższe cechy w znaczącym stopniu wpływają na przygotowywaną strategię zarządzania. Następnie trzeba przyjrzeć się celom wyznaczonym przez inwestora. Ich znajomość pozwoli na skuteczną realizację strategicznych planów zarządzania nieruchomościami komercyjnymi. Kluczową rolę odgrywa też określenie ram czasowych, dla których przygotowywana jest dana strategia. Najczęściej są to plany roczne, trzy- i pięcioletnie. Dopiero konfrontacja celów inwestora ze szczegółową analizą nieruchomości pozwala określić, które aspekty funkcjonowania nieruchomości, jej tkanki, struktury i charakteru będą przedmiotem strategicznych działań zarządców. Na tej podstawie można przedstawić klientom wnioski i rekomendacje, często w formie rozbudowanych budżetów operacyjnych oraz inwestycyjnych, zawierających skwantyfikowane propozycje działań w określonej perspektywie czasowej.

Wybór strategii zarządzania w zależności od rodzaju nieruchomości

Wybór strategii zarządzania należy rozpocząć od przyjrzenia się celom inwestycyjnym właściciela oraz pozycjonowaniu danej nieruchomości w otoczeniu konkurencyjnym. W niniejszym tekście nie będziemy analizować oddzielnie obiektów handlowych, biurowych, logistycznych czy hotelowych, ale skupimy się na szerokiej perspektywie. Raczej nie ma standardowych, jednoznacznych rozwiązań, z których można wybrać gotową strategię.

W branży zarządzania nieruchomościami wiele zależy od możliwości analitycznych, bazy wiedzy oraz doświadczenia posiadanego przez firmę. Przewagę na pewno daje znaczna powierzchnia zarządzanych nieruchomości ze zróżnicowanym portfelem nieruchomości (biurowych, magazynowych, handlowych, hotelowych itd.), co umożliwia porównanie informacji (tzw. benchmark), analizę trendów, wsparcie się podobieństwami w zarządzaniu budynkami o podobnej charakterystyce. Dzięki temu można skutecznie przeanalizować dany obiekt, wybierając dla niego najlepszą strategię zarządzania. Ponadto przy jej wyborze kluczowe jest również to, w jaki sposób inwestor zamierza zrealizować przychody z inwestycji, poniżej 2 przykłady:

• długoterminowy stabilny zwrot z czynszów – wtedy opracowuje się strategię utrzymania czynszów na niezmienionym poziomie. Należy przygotować ostrożny plan utrzymania budynku w niepogorszonym stanie, żeby zapewnić czynsze na oczekiwanym poziomie, a jednocześnie nie ponosić znaczących inwestycji kapitałowych. Z uwagą trzeba również podchodzić do bieżących kosztów eksploatacyjnych.
• wzrost wartości budynku – potencjalna sprzedaż z zyskiem w krótkim lub średnim okresie – w tym przypadku należy opracować strategię podniesienia atrakcyjności nieruchomości poprzez odpowiednie działania inwestycyjne, marketingowe oraz w zakresie wynajmu. Pozwalają one dążyć do zwiększenia wysokości czynszów generowanych przez nieruchomość, a przez to także podnieść jej wartość rynkową. W tym przypadku inwestor może zrealizować scenariusz wyjścia z inwestycji przy zrealizowaniu premii wynikającej z różnicy pomiędzy ceną zakupu a sprzedaży.

Przedstawione wyżej dwie strategie zarządzania stanowią skrajne podejścia do nieruchomości komercyjnych. W rzeczywistości zazwyczaj realizuje się kombinację i wypadkową elementów jednego i drugiego podejścia.

Zarządzanie strategiczne - dobre praktyki

Jednym z głównych elementów wpływających na sukces firm zajmujących się zarządzaniem nieruchomościami komercyjnymi jest działanie zgodnie z wysokimi standardami profesjonalizmu postępowania w biznesie. Jest to fundament, bez którego niemożliwe byłoby osiąganie celów biznesowych. Compliance (zespół procedur i systemów, których zadaniem jest zapobieganie występowania ryzyka natury prawnej) zapewnia wsparcie, tworząc i dzieląc się z pracownikami oraz partnerami biznesowymi systemem najlepszych praktyk i zasad utrzymanych w zgodzie z wartościami RISE, czyli szacunek (Respect), spójność (Integrity), zaangażowanie (Service) oraz perfekcjonizm (Excellence).

Standardy postępowania w biznesie to podstawowe zasady regulujące etyczne i prawne zobowiązania. Opisują, podsumowują i wdrażają zasady, które można podzielić na cztery główne kategorie postępowania: wobec siebie nawzajem, wobec partnerów biznesowych, klientów i konkurencji, a także dotyczące zasobów oraz społeczności firmy.

Szacunek to pierwsza z wartości RISE i ma to swoje uzasadnienie. Jeśli jesteśmy traktowani z szacunkiem, mamy motywację do rozwoju naszej kariery i udzielania pomocy w osiągnięciu sukcesu przez innych. Jeśli nasza funkcja w zespole jest szanowana, mamy energię do pracy na rzecz sukcesu zespołu. Tworzymy środowisko pracy, w którym każdy, kto zechce się do nas przyłączyć, może konkurować i osiągać sukcesy, w zależności od umiejętności i zdolności.

Ważne jest zachowanie zasady równych szans w przypadku wszystkich praktyk związanych z zatrudnieniem, w tym w procesie rekrutacyjnym, przydzielaniu zadań, awansowaniu i wynagrodzeniu. Dyskryminacja na podstawie jakichkolwiek prawnie chronionych kryteriów nigdy nie jest tolerowana. Wszystkie osoby należy traktować z godnością, wspierać i w ten sposób budować zaufanie w zespole, które później przekłada się na bezpośrednią współpracę z klientem. Ze względu na charakter branży usług nieruchomości firmy świadczące usługi zarządzania mają „obowiązki powiernicze” wobec osób trzecich, którymi zazwyczaj są ich klienci. Obowiązek powierniczy to najwyższy standard obowiązku zgodnie z prawem. To zobowiązuje firmy zarządzające do przedkładania interesów swoich klientów ponad własne, do działania z należytą starannością, ujawniania konfliktów interesu i podejmowania decyzji w interesie klienta.

W wielu firmach zajmujących się zarządzaniem nieruchomościami komercyjnymi często obowiązuje polityka bardziej restrykcyjna niż wymagana przez prawo, co również jest zgodne z systemem Compliance. W przypadku świadczenia usług w zakresie nieruchomości, większość aspektów tego typu działalności jest regulowana. W przypadku wątpliwości, zawsze możemy skorzystać ze wsparcia działu legal, który pomaga podejmować nam właściwe decyzje. Aby pozostawać w zgodzie z globalnymi regulacjami oraz polskimi wymogami prawnymi, warto stworzyć własny system lokalnych norm, regulaminów i procedur.

Niezwykle ważne są stałe monitorowanie zmieniających się przepisów, szkolenia wewnętrzne, jak również korzystanie w miarę potrzeb ze wsparcia zewnętrznych, wyspecjalizowanych kancelarii.