Nowoczesne biuro – koncepcja agility, przykłady realizacji, zdjęcia przestrzeni biurowych
Nowoczesne biura stanowią z jednej strony przykład wizualnej fantazji, z drugiej – głębokiego przemyślenia projektowego pod kątem funkcjonalności oraz potrzeb zatrudnionych. Monotonne przestrzenie open space powoli odchodzą do lamusa. Co ciekawego dzieje się dziś, a co jeszcze może przynieść przyszłość?
Spis treści
- Koncepcja agility w nowoczesnych biurach
- Pięć trendów projektowania nowoczesnych biur
- Praca hybrydowa – dostosowanie przestrzeni biurowej
- Przykładowa realizacja nowoczesnego biura
Koncepcja agility w nowoczesnych biurach
W zarządzaniu od dobrych kilku lat często przewija się koncepcja agility, czyli zwinności. Chodzi w niej o stawianie na kreatywność, mobilność, wyjście poza ścisłe struktury i hierarchie zawodowe na rzecz swobodniejszej wymiany myśli. Trudno to oczywiście osiągnąć bez specyficznego ukształtowania przestrzeni pracy, a w tej materii nowoczesne biura mają sporo do zaoferowania. W tej materii sporo zresztą dzieje się w kontekście konkretnych rozwiązań.
Jednym ze znaków rozpoznawczych nowoczesnych biur są nieduże open space’y w towarzystwie przestrzeni półprywatnych i prywatnych, mniejszych sal do spotkań czy wielofunkcyjnych stref do pracy – z ekranami i tablicami. Równie ważne stają się miejsca odpowiednio wyciszone, a także strefy socjalne z miejscem do przygotowywania i spożywania posiłków. Coraz więcej inwestorów dostrzega także rolę przestrzeni wellness i fitness, które pozwalają pracownikom szybko się zregenerować, a co ważne – skutecznie przełamują ciągły tryb pracy. Nie można przy tym zapominać o ergonomii podstawowego biurowego wyposażenia, jak krzesła i fotele biurowe z opcją regulacji siedziska, oparcia, podłokietników oraz zagłówka.
Powyższe przykłady nie są zresztą niczym nadzwyczajnym we współczesnych biurach, dlatego też warto nieco spojrzeć w przyszłość. Pojawiają się zresztą głosy, że ona już jest wśród nas – tyle że nierównomiernie rozdystrybuowana.
Pięć trendów projektowania nowoczesnych biur
W roku 2021 studio badawczo-projektowe Workplace, specjalizujące się w kształtowaniu środowisk pracy dostosowanych do indywidualnych potrzeb, zdefiniowało pięć trendów projektowania biur przyszłości w postpandemicznej rzeczywistości. Pierwszym z nich jest wielowymiarowa elastyczność. Chodzi w niej przede wszystkim o modułowość stref (siatka pomieszczeń do pracy indywidualnej, zespołowej i do budowania relacji), mobilność w aranżacji, organizację pracy ze świadomym korzystaniem przez zatrudnionych z nowoczesnych rozwiązań technologicznych aż wreszcie decentralizację – czyli model co-workingowy.
Kolejnym (drugim) trendem wskazanym przez Workplace jest dobrostan pracowników, a więc well-being zamiast „efektu wow” czy nadmiaru bodźców wizualnych. Mowa tu o realnym wpływie przestrzeni na kondycję psychiczną jej użytkowników.
Trzeci istotny nurt to cyrkularność – prośrodowiskowe podejście less waste i zrównoważony rozwój.
Czwarta tendencja, czyli sztuczna inteligencja, jest zaś w dużej mierze raczkująca, ale jednocześnie bardzo perspektywiczna. Przykład? Zarządzanie smart – z interaktywnymi biurami, przestrzenią dostosowującą się do użytkownika czy cyfrowym asystentem środowiska pracy. Tak zwane inteligentne technologie pozwalają też lepiej zagospodarować zasoby, w tym przestrzeń biurową, której optymalne wykorzystanie – jeszcze przed pandemią – często nie przekraczało 50%.
Ostatni wskazany trend wiąże się z istotną zmianą w modelu pracy, przyspieszoną przez pandemię. Chodzi tu o system hybrydowy, w którym częściowo wykonuje się obowiązki zawodowe zdalnie, a częściowo – stacjonarnie w biurze. Z jednej strony więc można wykorzystać większą efektywność telepracy, a z drugiej – wyeliminować poczucie odosobnienia oraz podtrzymać więzi między pracownikami.
Praca hybrydowa – dostosowanie przestrzeni biurowej
„Dobrze dobrane rozwiązania meblowe nie wystarczą, aby przejść na hybrydowy model pracy. Owszem, w tej chwili istnieje bardzo dużo ciekawych rozwiązań, jednak samym zmianom towarzyszy głębszy proces. Należy wziąć pod uwagę szereg czynników. Po pierwsze, musimy odpowiedzieć na pytanie – jakie cele ma spełnić biuro? Sama funkcja biura bardzo się zmieniła podczas ostatniego roku. Pracownicy potrzebują więcej przestrzeni do kontaktu, wzrosła rola spotkań mniej formalnych, a spotkania online stały się codziennością. Z punktu widzenia pracownika są to udogodnienia, ale niełatwe do wdrożenia w starych modelach projektowania biur” – zauważa Katarzyna Salamonik-Zakrzewska, specjalistka workplace strategy współpracująca z marką HOOF.
„Specjaliści marki HOOF już w trakcie konsultacji z pracowniami projektowymi starają się zaproponować badania realnych oczekiwań pracowników. Przeprowadzamy wywiady, ankiety i warsztaty. A na podstawie wyników diagnozujemy: co najbardziej przeszkadza pracownikom, co utrudnia im pracę, a co jest niezbędne do lepszego i bardziej efektywnego wykonywania obowiązków. Rozmawiamy z nimi na takie tematy, jak kultura organizacyjna czy rola liderów w zespołach. Analizujemy sposoby komunikowania się menedżerów z pracownikami, przyglądamy się, jak wygląda współpraca między pracownikami, poszczególnymi zespołami. Zdobyte informacje pozwalają nam lepiej przygotować propozycję aranżacji przestrzeni i przełożyć to na dobór odpowiednich rozwiązań meblowych skrojonych pod potrzeby i oczekiwania” – dodaje.
Jak zatem przekształcić biuro w przestrzeń optymalną do pracy hybrydowej? Warto skorzystać z bogatych rozwiązań, które już są łatwo dostępne – od mobilnych hot desków (miejsca robocze nieprzypisane do konkretnej osoby) przez biurka z elektryczną regulacją wysokości, ergonomiczne krzesła biurowe po stanowiska pracy oddzielane ściankami akustycznymi czy wręcz całe systemy akustyczne (tzw. pody).
„W projektowaniu takiej przestrzeni zdecydowanie częściej uwzględnia się tak zwane huddle roomy czy huddle space, a więc małe pokoje przeznaczone do spotkań w mniejszym gronie lub do spotkań online. Innym rozwiązaniem o takim właśnie przeznaczeniu są budki akustyczne. Często wyposażone są w bardzo dobrej jakości sprzęt audio-wideo. Dzięki temu można w nich swobodnie nagrywać spotkania, udostępniać pliki. Meble w takiej budce są wyposażone w ładowarki, odpowiednio dobrane wtyczki USB/HDMI. Wszystko oczywiście jest zintegrowane z systemami teleinformatycznymi danej organizacji. Obecnie na rynku są już dostępne budki o wymiarach małej salki konferencyjnej, w której swobodnie może przebywać nawet sześć osób. Pomocne w korzystaniu z takich przestrzeni są systemy rezerwacji biurek czy salek konferencyjnych, które porządkują zarządzanie nimi i lepsze planowanie organizacji pracy” – mówi Katarzyna Salamonik-Zakrzewska.
Zauważa też, że wraz z cyfryzacją potrzeba coraz mniej miejsca na przechowywanie dokumentów. W zamian zaś można je wykorzystać na tzw. lockery, czyli szafki na osobiste rzeczy pracowników.
Postępujące i dynamiczne zmiany technologiczne oraz społeczne mocno oddziałują na kształt współczesnych biur. Zwinne dostosowanie się do tych tendencji to już nie tylko moda, lecz konieczność. Pojawia się przy tym szansa na to, że biura będą maksymalnie przyjazne dla ich użytkowników – a to przyniesie wieloaspektowe korzyści wszystkim stronom.
Przykładowa realizacja nowoczesnego biura
Świetny przykład nowoczesnego biura stanowi wielokrotnie wyróżniana realizacja studia MIXD – siedziba Echo Investment w Browarach Warszawskich. Nowe biuro firmy z branży deweloperskiej łączy w sobie nawiązania do budownictwa, architektury oraz urbanistyki. Całość ma przy tym bardzo domowy charakter przy zachowaniu eklektycznej fantazji. Główną inspiracją był film Incepcja, stąd m.in. sufit w części lobby ozdobiony formami abstrakcyjnych budynków (ukłon w stronę kultowej sceny, w której miasto odwraca się o 180º). Drewniane formy na suficie są też niejako lustrzanym odbiciem umieszczonej nieopodal olbrzymiej makiety Warszawy. Wizualne bogactwo jest jednak ściśle powiązane z ergonomią i specyfiką nowoczesnego biura, a historia wyrażona przez dizajn nie wyklucza realizacji codziennych potrzeb pracowników.
„ Echo Investment to faktycznie przykład tego, jak połączyć te dwa wątki w projekcie. Oba znakomicie tam koegzystują, a momentami splatają się tak, że trudno powiedzieć, co czemu służy. Bo czy noga stołu w kształcie Pałacu Kultury to przede wszystkim noga mebla czy fragment opowieści o budowaniu miasta? W przypadku tej realizacji szczególnie zależało nam na stworzeniu jakościowej przestrzeni. W końcu tworzenie takich miejsc to misja inwestora i o tym chcieliśmy przede wszystkim opowiedzieć. Nawiązania do Incepcji były metaforą, która pozwoliła nam to uczynić w niezwykle efektowny, zapadający w pamięć sposób. Myślę, że „narracyjne” elementy w przestrzeni biur mogą być bardzo śmiałe, wręcz szalone, ale muszą mieć jakiś sens, rolę, funkcję, a zarazem nie utrudniać codziennej pracy. W biurze Echo Investment metalowe rusztowanie kryje w sobie wbudowane oświetlenie, pasy transportowe służą do zawieszenia obrazów, lampy kreślarskie oświetlają recepcję. Nawet dobór materiałów – na przykład liczne elementy z miedzi kojarzonej z instalacjami browarniczymi – czy mebli i oświetlenia wpisuje się w opowieść o budowniczych miast, jak nazywają siebie pracownicy tego inwestora”– zauważa Piotr Kalinowski, CEO i dyrektor kreatywny studia MIXD.
Aby nie „zgubić” kwestii praktycznych, każdy projekt przestrzeni biurowej powinien być poprzedzony pogłębionym researchem. Dlatego też pracownie i studia architektoniczne coraz częściej sięgają po wiedzę z innych dziedzin – zwłaszcza psychologii. Nie bez znaczenia pozostaje zwykły dialog z pracownikami.
„Zawsze podstawą do naszej pracy są rozmowy z inwestorami, wysłuchiwanie ich potrzeb, wskazówek, oczekiwań. Często angażujemy do tego całe firmy lub duże grupy pracowników, zapraszając ich do udziału w warsztatach Culture Club®, pozwalających nam poznać opinie wszystkich pracujących w danej firmie – od prezesa po recepcjonistę. Każda z tych osób ma swój punkt widzenia, doświadczenia, obserwacje – często nader celne i wartościowe. Trzeba wiedzieć, ilu ludzi pracuje w firmie, jak wygląda ich dzień pracy, czy pracują indywidualnie, czy w zespołach. Czy firmę odwiedzają klienci, kontrahenci? Czy odbywają się tam spotkania, eventy, szkolenia?” – mówi Piotr Kalinowski.
„ Projektując przestrzeń, warto pamiętać, że komfort to nie tylko odpowiednie meble. To także właściwe oświetlenie, temperatura, jakość powietrza, akustyka, kolory i jakościowe materiały. Ponadto – stworzenie stref do odpoczynku, miejsc, gdzie można coś zjeść w przerwie w pracy czy spędzać czas z dzieckiem. To też możliwość zmiany aranżacji w prosty i szybki sposób” – dodaje.
